Домашняя работа №17

1) Что такое база данных?

База данных — представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчётов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины

2) Структура базы данных Access

База данных представляет собой набор сведений, связанных с определенной темой или функцией, например отслеживанием заказов покупателей или обработкой музыкальной коллекции. Если база данных полностью или частично хранится не на компьютере, данные могут быть собираться из нескольких источников, которые необходимо координировать.

3) Свойства полей.

СВОЙСТВО ПОЛЯ	ОПИСАНИЕ	ПРИМЕЧАНИЯ
Размер поля	Свойство «Размер поля» задает максимальное число знаков, допустимое в поле.	Описание элемента не должно превышать 40 знаков.
Формат поля	Свойство «Формат поля» задает способ отображения и печати поля.	Дата выполнения заказа будет отображаться в формате «14 июня 2008 г.»
Маска ввода	Свойство «Маска ввода» задает последовательность ввода данных в поле.	Дата выполнения заказа должна вводиться в формате 14.06.2008.
Подпись	Свойство «Подпись» служит для создания подписи поля, используемой в форме или отчете.	Подпись поля: «Дата назначения сотрудника».
Значение по умолчанию	Свойство «Значение по умолчанию» служит для создания сведений, используемых по умолчанию для всех новых записей.	Дата выполнения заказа — это всегда текущий день, если не указано другое.
Условие на значение	Свойство «Условие на значение» служит для проверки данных, введенных пользователем, перед сохранением данных.	Количество заказанных товаров должно быть больше 1.
Сообщение об ошибке	Свойство «Сообщение об ошибке» выводит сообщение об ошибке, если выявляется недопустимый тип данных.	«Пожалуйста, укажите число заказанных товаров (больше единицы)».
Обязательное поле	Свойство «Обязательное поле» определяет, следует ли обязательно вводить данные в это поле для завершения записи.	Заказ на приобретение должен содержать адрес доставки.
Пустые строки	Свойство «Пустые строки» разрешает завершение создания записи, если поле оставлено пустым.	Не у всех заказчиков есть адрес электронной почты, поэтому в некоторых записях это поле будет оставлено пустым.
Индексированное поле	Свойство «Индексированное поле» ускоряет поиск данных и гарантирует их уникальность.	Часто используемые данные, например шифры компонентов или коды городов, будет легче найти; с ними также будет проще работать.

4) Типы полей базы данных Access и их характеристики

Текстовый
Текст или комбинация текста и чисел, например, адреса, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, инвентарные номера или почтовые индексы.

Сохраняет до 255 знаков. Свойство Размер поля (FieldSize) определяет максимальное количество знаков, которые можно ввести в поле.

Поле МЕМО
Длинный текст или числа, например, примечания или описания.

Сохраняет до 65 536 знаков.

Числовой
Данные, используемые для математических вычислений, за исключением финансовых расчетов (для них следует использовать тип «Денежный»).

Сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов; 16 байтов для кодов репликации (GUID). Конкретный тип числового поля определяется значением свойства Размер поля (FieldSize).

Дата/времяЗначения дат и времени.

Сохраняет 8 байтов.

Денежный
Используется для денежных значений и для предотвращения округления во время вычислений.

Сохраняет 8 байтов.

СчетчикАвтоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи.

Сохраняет 4 байта; 16 байтов для кодов репликации (GUID).
Логический

Данные, принимающие только одно из двух возможных значений, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл». Значения Null не допускаются.

Сохраняет 1 бит.

Поле объекта OLEОбъекты OLE (такие как документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звукозапись или другие данные в двоичном формате), созданные в других программах, использующих протокол OLE.

Сохраняет до 1 Гигабайта (ограничивается объемом диска).

Гиперссылка
Гиперссылки. Гиперссылка может иметь вид пути UNC либо адреса URL.

Сохраняет до 64 000 знаков.

Мастер подстановок
Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.

Для сохранения требуется тот же размер, что и у первичного ключа, соответствующего полю подстановок, — обычно 4 байта.

5) Объекты Access и их характеристики.

• Таблицы - хранение данных
• Запросы - извлечение, поиск и обработка данных
• Формы - просмотр, добавление, обновление данных в таблицах 
• Отчеты - анализ или печать данных в специальном формате

6) Назначение кнопок Открыть, Конструктор, Создать

• Открыть - открывает объект для работы
• Конструктор - открывает объект в режиме конструктора, что дает возможность вносить изменения в его структуру
• Создать - открывает конструктор для создания нового объекта   

7) Назначение программных модулей Мастер

Мастер - программный модуль для выполнения различных операций.

8) Этапы разработки базы данных

  

Основные этапы разработки базы данных

1. Согласование параметров разработки базы данных
2. Утверждение плана разработки, подписание договора
3. Подготовка технического задания на разработку базы данных
4. Выбор технологии разработки
5. Разработка и описание структуры таблиц данных
6. Проектирование интерфейсов работы с базой данных
7. Разработка системных запросов к таблицам базы данных
8. Разработка форм ввода/данных
9. Программирование базы данных
10. Тестирование приложения
11. Внедрение приложения

9) Запуск Access.

1. Пуск
2. Программы
3. Microsoft Access

10) Отличие представление базы данных Таблица и Форма

Отличительной чертой представления базы данных Таблицы и Форма служит то, что Таблицы служат для хранения данных, а Формы для управления данными.

11)  Создание таблицы

Создание новой таблицы в новой базе данных

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Создать.

2. В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы изменить его расположение, щелкните значок папки для выбора нужной папки.
3. Нажмите кнопку Создать

Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».

Создание новой таблицы в существующей базе данных

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Открыть.

2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.
3. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица.

12) Создание формы

Создание формы из существующей таблицы или запроса

Чтобы создать форму из таблицы или запроса базы данных, в области навигации щелкните таблицу или запрос, содержащие данные для формы, а затем на вкладке Создание нажмите кнопку Форма.

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. При необходимости вы можете изменить оформление, например настроить размер текстовых полей в соответствии с данными. 

Создание пустой формы

1. Чтобы создать форму без элементов управления и заранее отформатированных элементов, выполните следующее. На вкладке Создание нажмите кнопку Пустая форма. Приложение Access откроет пустую форму в режиме разметки страницы и отобразит область Список полей.
2. В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с одной или несколькими таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму.
3. Чтобы добавить поле к форме, дважды щелкните его или перетащите на форму. Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их по очереди, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля на форму.

 ПРИМЕЧАНИЕ.    Порядок таблиц в области Список полей может изменяться в зависимости от выбранной части формы. Если не удается добавить поле в форму, выберите другую часть формы и повторите попытку.

4. С помощью инструментов в группе Элементы управления на вкладке Работа с макетами формможно добавить в форму эмблему компании, заголовок, номера страниц, дату и время.
5. Если требуется добавить в форму другие виды элементов управления, откройте вкладку Конструктор и выберите нужные элементы в группе Элементы управления.

13) Настройка формы

1. Режим конструктора
2. Режим сводной таблицы или сводной диаграммы

1. В режиме конструктора используются следующие способы настройки формы.

Источник записей.   Смена таблиц или запросов, на основе которых создаются формы.  .

Контроль за действиями пользователей и помощь им.   Существует возможность определить свойства формы, позволяющие или запрещающие пользователям добавлять, удалять или изменять записи, выводящиеся в форме. Можно также добавить в форму собственный файл справки, помогающий пользователям работать с формой. 

Окно формы.   Имеется возможность добавить или удалить кнопки Развернуть и Свернуть, контекстные меню и другие элементы окна формы. 

Разделы.   В форме имеется возможность добавлять, удалять, скрывать или изменять размеры заголовка, примечание и области данных. Можно также задавать свойства разделов, определяющие вид формы на экране и при печати. 

Элементы управления и подчиненные формы.   Можно перемещать элементы управления, изменять их размеры и задавать свойства шрифта для элементов. В форму можно также добавлять элементы управления для отображения вычисляемых значений, итогов, текущей даты и времени и других полезных сведений. 

2) В режиме сводной таблицы или сводной диаграммы  используются следующие способы настройки формы:

Добавление, перемещение или удаление полей.     В режиме сводной таблицы можно добавлять поля в областях фильтра, строк, столбцов и данных, а в режиме сводной диаграммы в областях фильтра, рядов, категорий и данных. Можно также перемещать поля из одной области в другую и удалять поля из представления.

Фильтры для записей.   Для применения фильтра к отображаемым данным можно добавлять или перемещать поля в область фильтра. Можно также применять фильтр к полю в области строк или столбцов. 

Сортировка записей.   Элементы в полях строк или столбцов можно сортировать по возрастанию и по убыванию. В режиме сводной таблицы допускается также произвольная сортировка элементов. 

Группировка записей.   Можно группировать элементы в полях строк или столбцов по интервалам, а также создавать специальные группы.

Форматирование элементов и изменение подписей.        В режиме сводной таблицы допускается изменение настроек шрифта, выравнивания, цвета фона и формата чисел. Можно также изменять подписи полей и специальных групп. В режиме сводной диаграммы имеется возможность изменить тип диаграммы, формат маркеров данных и пр. 

14) Ввод данных в таблицу и в форму.

1. Для перехода из режима Конструктор в режим Форма щелкнуть кнопку Режим Формы
2. Заполнить все поля сведениями 
3. После заполнения щелкнуть по кнопке закрытия окна формы

15) Сортировка данных в базе

 

1. Укажите поля для сортировки. Чтобы выполнить сортировку по двум или более полям, укажите, какие из полей будут использоваться в качестве внутренних и внешних полей сортировки.
2. Щелкните правой кнопкой мыши столбец или элемент управления, соответствующий внутреннему полю, и выберите одну из команд сортировки. Команды зависят от типа данных, содержащихся в выбранном поле.

16) Поиск данных в базе.

  

При вводе текста в поле Поиск по мере ввода каждого символа первое совпадающее значение выделяется в режиме реального времени. Это средство можно использовать для быстрого поиска записи с совпадающим значением.

Для поиска определенной записи в таблице или форме можно также использовать функцию Найти.



Это эффективный способ поиска записей, соответствующих определенным условиям (условиям поиска и операторам сравнения, таким как "равно" или "содержит").

ПРИМЕЧАНИЕ. Диалоговое окно Поиск и замена можно использовать, только если в текущий момент в таблице или форме отображаются данные. Это распространяется даже на случай, если видимых записей нет из-за применения фильтра.

1.Откройте таблицу или форму, а затем щелкните поле, в котором будет осуществляться поиск.

2.На вкладке Главная в группе Поиск нажмите кнопку Найти.

3.Откроется диалоговое окно Поиск и замена с выбранной вкладкой Поиск.

4.В поле Образец поиска введите значение, которое требуется найти.

5.Чтобы изменить поле для поиска или выполнить поиск по всей базовой таблице, выберите соответствующее значение в списке Поиск в.

СОВЕТ. Список Совпадение представляет собой оператор сравнения (такой как "равно" или "содержит"). Чтобы расширить поиск, При в списке Совпадение выберите значение С любой частью поля.

6.В списке Поиск выберите значение Все, а затем нажмите кнопку Найти далее.

7.Когда будет выделен искомый элемент, нажмите кнопку Отмена в диалоговом окне Поиск и замена , чтобы закрыть его. Записи, соответствующие условиям, выделяются

17) Отбор данных с применением фильтра.

• Отбор данных с помощью фильтра в режиме сводной таблицы
• Откройте таблицу или форму в режиме сводной таблицы.

Выполните одно или несколько следующих действий.

1.Отбор значений поля в области строк, столбцов, фильтра или данных (автофильтр)

2.Отображение данных, совпадающих со значением в ячейке (фильтр по выделенному)

3.Применение фильтра к полю строк или столбцов для n наибольших или наименьших значений или процентов (условные фильтры)


Примечания:

• Если элементы в поле скрыты в результате применения автофильтра или фильтра по выделенному, то стрелка в надписи поля окрашена в синий цвет. Если элементы скрыты в результате применения условного фильтра, для отфильтрованного поля слева от стрелки отображается значок воронки .
• При применении фильтра отображение итоговых сумм базируется только на видимых элементах. Можно изменить настройку и включить скрытые элементы.

  Отбор данных с помощью фильтра в режиме сводной диаграммы

1.Применение фильтра к области категорий, строк или фильтра (автофильтр)

2.Применение фильтра к полю строк или столбцов для n наибольших или наименьших значений или процентов (условные фильтры)